Jenis-Jenis Telepon dan Cara Pengoperasiannya
1. Prosedur pengoperasian alat komunikasi
Keahlian komunikasi seorang tenaga penjual merupakan alat promosi untuk mempengaruhi minat calon pembeli dalam berbelanja. Pengetahuan dan ketrampilan berkomunikasi dengan menggunakan alat-alat komunikasi merupakan ketrampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang pramuniaga atau tenaga penjual. Karena sebagai tenaga penjualan tentunya seorang pramuniaga harus mampu melakukan komunikasi secara baik dengan pembeli, rekan sekerja, maupun atasan yang berkaitan dengan tugas pekerjaannya. Seorang pramuniaga juga harus mampu membangun citra diri atau kepribadian yang baik dan menarik. Karena pramuniaga merupakan ujung tombak suatu perusahaan dan akan menggambarkan image perusahaan kepada pembeli atau pelanggan.
Pramuniaga yang memiliki kepribadian yang baik dan menarik merupakan promosi bagi perusahaan,sebaliknya jika pramuniaganya berkepribadian buruk, akan merugikan perusahaan, karena tidak akan ada pembeli yang mengunjungi perusahaan atau toko tersebut.
A. Pesawat telepon
Pesawat telepon merupakan salah satu mesin bisnis yang berfungsi sebagai alat komunikasi. Pesawat telepon merupakan salah satu alat yang mempunyai fungsi penting, walupun pada umumnya tidak secara langsung digunakan dalam transaksi perdagangan.
1. Jenis jenis telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang digunakan pada suatu organisasi, antara lain sebagai berikut:
a. Telepon meja (tablephone), yaitu telepon yang diletakkan di atas meja.
b. Telepon dinding (wallphone), yaitu telepon yang diletakkan pada dinding.
c. Telepon mobil, kapal, atau pesawat.
Sedangkan dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pesawat telepon, macamnya adalah sebagai berikut
a) Satu jalur telepon (single line telephone),bisa dengan sistem tuts atau putarangka. Jenis telepon ini banyak digunakan oleh masyarakat yang memiliki fasilitas telepon di rumah.
b) Telepon dengan banyak tuts (multi button telephone), melalui pesawat ini hubungan telepon masuk dapat diatur penyampaiannya kepada orang yang dipanggil. Jenis telepon ini banyak digunakan pada organisasi-organisasi.
c) Sistem hunting, yaitu satu nomor telepon dapat digunakan secara serentak untuk beberapa saluran.
d) Telepon dengan pengeras suara (loudspeaking telephone), yaitu telepon yang tidak perlu dipegang sewaktu berbicara.
Sementara itu, hubungan telepon ditinjau dari segi jarak jangkauannya dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
a. Hubungan lokal (setempat), yaitu hubungan yang dilakukan pada lingkup daerah tertentu, misalnya daerah Bandung. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
b. Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang yang jaraknya cukup jauh, misalnya antarkota atau antarprovinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini, terlebih dahulu seseorang harus menekan atau memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju.
c. Hubungan internasional, yaitu hubungan telepon dua orang yang jaraknya melewati batas negara. Untuk melakukan hubungan ini, seseorang harus menekan nomor kode sambungan internasional negara yang dituju.
2. Klasiï¬kasi pesawat telepon dan fungsi tombol pada telepon
Berdasarkan klasiï¬ kasinya,telepon dapat dibedakan menjadi empat, yaitu telepon yang menggunakan sistem sambungan, telepon yang menggunakan sistem dialing, telepon yang menggunakan mekanisme mesin dan telepon yang menggunakan fasilitas sambungan.
a. Telepon yang menggunakan sistem sambungan
Telepon yang menggunakan sistem sambungan ada dua macam yaitu sistem manual dan sistem otomatis.Pesawat telepon yang menggunakan sistem manual memerlukan tenaga operator mengakibatkan ketidakeï¬ sienan dalam melakukan pekerjaan, sedangkan telepon yang menggunakan sistem otomatis tidak memerlukan operator.
b. Telepon yang menggunakan sistem dialing
Telepon yang menggunakan sistim dialing terdiri dari dua macam, yaitu telepon yang digunakan dengan cara memutar atau menekan tombol tombol angka.
c. Telepon yang menggunakan mekanisme mesin
Terdiri dari dua macam, yaitu telepon digital dan telepon non digital. Telepon digital biasanya dipergunakan pada kantor-kantor yang sudah modern.
d. Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan
Telepon yang menggunakan fasilitas sambungan dengan menggunakan kabel, satelit dan stasiun microwave. Contoh telepon yang menggunakan fasilitas sistem sambungan satelit adalah telepon WWL (WarellessLine) atau telepon radio,sedangkan telepon yang menggunakan sambungan dengan stasiun microwave ialah telepon selular (hand phone).
e. Telepon digital
Telepon jenis digital lebih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan saat ini, hal ini dikarenakan telepon jenis digital mempunyai beberapa keunggulan antara lain:
- Mempunyai layar/display yang dapat menunjukan:
- Jam, tanggal, bulan dan tahun pembicaraan telepon
- Lamanya pembicaraan telepon
- Nomor telepon yang dituju
- Mempunyai fungsi sebagai interkom dan radio panggil.
- Mempunyai speaker phone tambahan, sehingga pada saat menelepon tidak perlu mengangkat gagang telepon.
- Mempunyai handset, yaitu fasilitas yang memungkinkan orang tidak memungkinkan mengangkat gagang telepon pada saat menerima telepon.
- Mempunyai kapasitas yang lebih besar dalam menyimpan nomor telepon.
- Mempunyai fasilitas three party, yaitu berbicara dengan tiga orang sekaligus.
- Memuat 1 – 8 line telepon dan 1 – 16 ekstensi.
- Dapat memindahkan panggilan secara otomatis.
- Mempunyai fungsi nada sela sehingga dapat menerima panggilan tanpa memutuskan pembicaraan.
Dalam menggunakan telepon tentu saja ada ketentuan, aturan, dan kode etik yang perlu diperhatikan. Tata krama dalam bertelepon yaitu sebagai berikut:
- Berbicara melalui telepon harus sopan dan menghindari penggunan kata-kata kasar yang dapat menyingung perasaan lawan bicara.
- Berbicara melalui telepon harus singkat, padat dan jelas.
- Kita menggunakan telepon apabila informasi yang akan disampaikan atau ingin segera diterima, benar-benar sangat penting.
- Pada waktu menelpon tidak menempelkan mulut pada gagang telepon.
Dalam kegiatan bisnis,telepon merupakan media komunikasi yang paling banyak digunakan. Oleh karena itu setiap tenaga pelayanan bisnis, atau seketaris harus menguasai tata-cara menggunakan telepon yang baik dan sopan, sehingga tidak mengecewakan kolega dan pelangan. Sebab kegagalan dalam berkomunikasi akan menghambat jalannya perusahaan.
3. Tata cara dalam menangani telepon masuk
- Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.
- Ucapkan salam begitu telepon diangkat. Misalnya ‘selamat pagi’, ‘selamat siang’, hindarkan dengan mengatakan ”hallo”.Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju.
- Menyiapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting (alat tulis dan block note).
- Memberi salam kepada penelepon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan, sebutkan nama bagian Anda, serta tidak boleh lupa mendahulukan ucapkan salam: selamat pagi, siang, sore dan seterusnya.
- Jika penelepon bersedia meninggalkan pesan,kita harus men catat pada lembar formulir penerimaan telepon..
- Nomor nomor telepon, angka angka dan pesan pesan penting harus diulang agar dapat dicek kebenarannya.
- Menutup telepon setelah penelpon memutuskannya terlebih dahulu. jangan pernah telepon tanpa mengucapkan terima kasih. Kemudian,letakkan gagang telepon secara perlahan-lahan (jangan sampai terbanting)
